Google では、応募者が応募受付の確認メールを受信したときから、内定を知らせる電話を受け取るまで、企業と行う一連のやり取りを「応募者体験」と定義付けています。

Google の社内調査によると、面接プロセスの中でも特に面接担当者は、応募者の採用プロセスに対する全体的な満足度に影響する最大要因の 1 つであり、内定を承諾するかの判断に影響することがわかっています。また、採用プロセス全体の期間の長さも応募者体験を影響する重要な要素であることがわかりました。Google の採用チームは、面接プロセスを良いものと感じてもらえるよう、すべての応募者の体験を改善できるよう常に取り組んでいます。実際、不採用となった応募者の 80% は、友人に Google への応募をすすめるだろうと回答しています。

組織が求めている人材像を明確に伝える、情報をタイムリーに連絡するなど、採用プロセスのさまざまなやり取りの中で応募者に有意義な体験を提供することができれば、才能ある人材を引きつけ、良い企業イメージを与えることができます。

有望な応募者がいたら、どのようにアプローチしますか？良好な関係を築くには最初の連絡が肝心です。このときの体験は、採用プロセス全体の行方を方向づけるだけでなく、応募者が採用され入社することになったときに組織に抱く期待にも影響を与えます。

Google の採用チームは、たとえ数分でも余分に時間をとって応募者にあわせて会話を工夫するだけで、採用体験に対する印象が好意的になり企業全体に対する評価も高めることができるのを実際に見てきました。

調査の結果、面接で期待されていることや面接準備の方法を応募者に十分に説明することで、採用プロセスが公正に実施されているという印象を高められることがわかっています。

また Google では、応募者が面接に集中しやすいように面接当日の流れをシンプルにしています。採用チームが応募者に送るメールには、次の情報が記載されています。

• 面接当日の確認事項:
  • 場所、日時、服装（応募者は確実に気にします）
  • 到着した際に行うべきこと（例:「受付にお声がけいただければ、お迎えにあがります。」）
• **面接のスケジュール: **具体的なスケジュールを応募者に伝えられるとは限りませんが、応募者が気にするであろう情報、たとえば全体の所要時間、面接担当者の人数、ランチや休憩のタイミングなどはできるだけ伝えるようにします。
• **面接準備資料: **Google の採用担当者から、面接への準備、面接で聞かれる質問の種類、どのように採用を決めるのかなどのヒントを提供します。

面接の場において、応募者は Google から評価されますが、応募者もまた Google を評価しています。採用担当者と面接担当者は、Google が魅力的で働きやすい職場であることを応募者に伝えようと常に気を配っています。たとえ採用に至らなかったとしても、応募者が面接をふりかえったときに、自分が質問にうまく答えられ、終始公平かつ誠実な対応を受けたと感じられる面接を目指しています。そうすれば、将来また応募してくれるかもしれませんし、知人にも応募をすすめてくれるかもしれません。逆に、気分を害するようなことがあれば、「悪事千里を走る」と言うように悪い評判はすぐに知れわたってしまうものです。

次の図は、Google による面接の時間配分を示しています。これにより応募者と面接担当者の両方が時間を有効に利用できます。

面接の時間配分を組み立てる以外にも、Google では、良い面接を行えるよう次のように取り組んでいます。

• 応募者の経歴と関心に合わせて面接担当者を選ぶ
• 応募者に社内を案内する
• 会社、文化、チームを知ってもらうための時間を設ける
• 応募者が質問できる時間を余分に用意する

どの応募者を採用するかは組織にとって重大な決断ですが、応募者にとっても採用を承諾することは人生を変える一大事であることを忘れないでください。

Google の採用チームは採用決定までの期間はもちろん、採用プロセスが当初の予定よりも長引く場合などは特に、応募者への連絡を欠かさないようにしています。それは、応募者が採用プロセスを理解できていなかった、あるいは会社は自分に興味がないと勘違いした、などの理由で優秀な応募者を逃がしてしまうことを避けるためです。Google では応募者に情報が十分に与えられ、公平に扱われ、さらに Google という組織とつながっていると感じてほしいと考えています。

このような考え方を実現するために、Google の採用担当者は面接プロセス全体を通じて次のような点を重視しています。

• 話し方。わかりやすく簡潔で、要領を得たコミュニケーションを心がけます。直接会うときも電話で話すときも、親しみを込めて丁寧に接します。応募者が評価するのは、担当者の率直で思いやりのある対応です。
  • 例:「佐藤様、この度は Google のサイトリライアビリティエンジニアリング チームの募集にご応募いただきありがとうございました。現在、いただいた書類をもとに採用委員会にて書類選考を行っております。結果については追ってご連絡いたします。」
• タイムリーであること。採用プロセスにおいて重要な段階に差し掛かったら、すぐに応募者に連絡します。
  • 例:「山田さん、こんにちは。先日は面接にお越しいただき、ありがとうございました。今日は進捗をご報告するためにお電話させていただきました。先ほど面接担当者全員からフィードバックを受けまして、履歴書はすでに採用委員会に引き継いでおります...」
• 正直であること。良いニュースもそうでないニュースも正直に伝えます。結局、応募者にとってもそれがベストです。
  • 例:「採用マネージャーは他の応募者とも面接していますが、田中さんについても引き続き検討させていただいています。来週またご連絡を差し上げます。」

応募者を採用する

応募者が職務に適した人材であるという判定が下りました。さて、この知らせをどのように伝えますか。Google では、採用担当者が応募者に直接電話して内定を伝えています。この電話の後で内定通知、重要な連絡事項、必要書類をメールで送信します。また、採用マネージャーと面接担当者にも結果を知らせ、お祝いのメッセージを送るよう伝えます。

応募者を不採用にする

不採用を通知するときに、採用に関する意思決定がどのように行われたのかを応募者に説明すると、応募者はその体験を有意義なものとして活かすことができるという調査が報告されています。

Google では、採用プロセスにおける応募者体験をさらに深く理解し調査する目的で、面接を受けた応募者に合否に関係なくアンケートを送付しています。採用チームはこのフィードバックを利用して採用プロセスを調整し、何がうまくいき、何がうまくいかなかったのかを解明します。このようにフィードバックを集めて採用プロセスに反映させることで、応募者と共有する体験を継続的に調整し、向上しています。

採用チームは、応募者の記憶がまだ新しいうちにフィードバックを得られるように、採用結果の連絡の後すぐにメールで連絡するようにしています。アンケートの質問では、アクションについてのフィードバックに重点を置き、たとえば、「採用担当者の対応に満足していますか？」ではなく、「連絡を受けた頻度に満足していますか？」のような質問を作成します。そうすれば、フィードバックに基づいて Google チームがとるべきフォローアップ アクションが明確になります。